【店舗事例】社内コミュニケーション活性化は「考え方」という体験談

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」おすすめの理由

デジタル化の進んだ現在、社内コミュニケーション活性化ツールは沢山のものがあります。

店舗における社内コミュニケーション活性化ツールは「メッセージ」がおすすめです。

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」をおすすめする理由はワタシの体験にあります。

いくつかの会社の社内コミュニケーションツールを体験してきました。

オンラインツールやオンライン上のエクセル、トップダウンの社内配布文書、手書きのノートやメモ・・・

それらを体験してわかったことがあります。

• 社内コミュニケーションの活性化はツールではなくて「考え方」にある。
• 社内コミュニケーションの考え方・取り組み方・重要性を間違わなければ、放っておいても活性化する。

このメッセージではワタシが16年間慣れ親しんだ社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の体験事例を紹介しています。

社内コミュニケーション活性化ツールは「メッセージ」が最上と思っています。

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」を紹介する前に、その考え方を解説させてください。

「メッセージ」の本質はツールという道具ではなくてその考え方だからです。

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」とは

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の本質はツールという道具ではなくてその考え方と言いました。

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の考え方、背景にある思いを体験談を通してお伝えできてお役に立てれば嬉しいと思います。

「メッセージ」の考え方・取り組み方を紹介させていただいてから、それを実現するための概要、目的、内容、効果、方法を解説させていただきます。

❏「メッセージ」の考え方、取り組み方、重要性

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」には従業員が知るべき、知りたい社内、店舗内のあらゆる情報が書き込まれます。

「メッセージ」さえ確認しておけば必要な情報はすべて得られるというものです。
「メッセージ」でアルバイトさん、今日入社の方も含め従業員間に情報格差がなくなります。

「メッセージ」の考え方、取り組み方の基礎は創業社長の思い、理念だと思います。

創業社長は「人が好き」という方でした。

自分も仕事を楽しくやりたいから、従業員にも仕事を楽しくやって欲しい。

創業時には自身もアルバイトさんと一緒になって仕事をしていたから、同じ人として従業員として情報開示する。

そういう考え方が基礎にあったのだと思っています。

その会社の新人社員、新人パートタイマー、新人アルバイトはすべて同じ新人研修56項目を行っていました。
新人研修トレーナーは違いますが教える内容は同じ、1週間かけて行っていました。

よく「お客様から見れば社員もアルバイトも関係なく同じ店員さんだから・・・」という話を聞きます。
そう言う店舗はアルバイトさんに何かをさせようとしますが、新人研修は社員とアルバイトさんでは違います。
そういうお店は情報開示には積極的ではありません。

「メッセージ」は社員、パートタイマー、アルバイト、今日入社した人、明日退社する人を分け隔てしません。
今日のお客様に喜んでいただくために最大限の情報開示をしてサポートするという考え方、取り組み方なのです。

お客様第一主義のその会社はお客様のために働く従業員を最大限尊重したのです。
社内コミュニケーションはお客様のために働く従業員を尊重するために無くてはならない重要なものなのです。

社内コミュニケーションが活性化しないわけがありません。
社内コミュニケーションは「働くこと」そのものですから。

お客様第一主義のその会社がお客様のために働く従業員を最大限尊重した理由についてはこちらのメッセージが参考になります。

「お客様から選ばれるために、お客様より従業員を大切にしなければならない理由」

❏社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」とは

社内コミュニケーション（ホウレンソウ：報連相）には大きく3種類あると思います。

●トップ、上司から従業員、部下へのトップダウン・コミュニケーション
●従業員からトップ、上司へのボトムアップ・コミュニケーション
●従業員同士の水平・コミュニケーション

そのうちの従業員同士の水平・コミュニケーションがメインになるのが「メッセージ」です。

• 「メッセージ」は厚み15mm～30 mmのA4の30穴ルーズリーフファイル
  情報量が多いのでルーズリーフの入れ替えが激しかったです。
• 「全体メッセージ」と「レジメッセージ」の2分冊
  全体メッセージの定位置は事務所
  レジメッセージの定位置は営業時間外は事務所、営業時間内はレジカウンター
• 1分冊はメッセージ書き込みページと資料ページの2部構成
  メッセージ書き込みページ、資料ページ共に最新情報が上になっています。

「メッセージ」は簡単に言うと連絡ノートですが、これほど優れた社内コミュニケーション活性化ツールはないと思います。

よくある連絡ノートとは目的、考え方や運用は全く違います。
どのような点が優れているのかを詳しく解説していきます。

❏「メッセージ」の目的

社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の目的は

たったこれだけですが従業員は

• ワタシの知らないことは何もない、必要なことはすべて知っていると安心します
• このお店においてのワタシの存在する場が確かにあると感じます
• ワタシは一つのチームの一員でするべき役割が確かにあると感じます

情報格差は人と人を分けます。
「ある情報を知っている人」と「その情報を知らない人」は分かれます。
ある人が知っていて、他の人が知らない情報があるのはそこに境界、溝があるということです。

ワタシが店長であった時にはほとんどすべての情報をアルバイトさんにまで公開していました。
従業員にとっては逆に情報量が多すぎて苦痛であったかもしれません。

それでも
知らないよりは知ってしまったほうがいいと思います。

店長としてもその方が仕事をやりやすかったように思います。

従業員は仕事の目的や条件などの情報を知らなければ動けませんし、スムーズに仕事ができません。
情報開示を限定するということは情報で人を操るということです。
情報を公開するということは情報に接する人を信頼しているということです。

安心してスムーズに仕事をするためには必要な情報が分け隔てなく公開されていなければなりません。

❏「メッセージ」に書く内容

「メッセージ」に書く内容は実に様々でした。

・「メッセージ」はお客様、メンバー仲間に役立つ情報です
・「メッセージ」には従業員が知るべき、知りたい社内、店舗内のあらゆる情報があります
・「メッセージ」さえ確認すれば必要な情報はすべて得られるというものです
・「メッセージ」さえ確認しておけば知らないことは何もないということです

具体的に「メッセージ」に書く内容は大きく分けて以下の3種類です。

• 社内情報
  本社からの連絡事項（人事、総務、福利厚生、会議予定など）
  店舗内連絡事項
  店長会議議事録
  社内全店舗の業績結果
  売り場移動、イベントの予定、設備の不調、修繕工事予定
  各担当からの連絡事項
  店長からの連絡事項
  社長からの確認事項など
• 商品情報
  有力商品、売れ筋商品、人気商品の動向
  入荷状況の特記事項
  お客様からの問い合わせの多い商品やその商品の入荷情報
  お客様からの商品問い合わせの回答例など
• 顧客情報
  お客様からの問い合わせとその回答
  お客様への特別な対応を要する案件
  お客様からの苦情、お褒めの情報など

資料の場合は資料ページにファイリングします。

実感していただけましたでしょうか？
・「メッセージ」はお客様、メンバー仲間に役立つ情報です
・「メッセージ」には従業員が知るべき、知りたい社内、店舗内のあらゆる情報があります
・「メッセージ」さえ確認すれば必要な情報はすべて得られるというものです
・「メッセージ」さえ確認しておけば知らないことは何もないということです

大切なのでもう一度ご確認ください。
社内コミュニケーションが活性化しないわけがありません。
社内、店舗内の情報はほぼこれしかないのですから。

先に「メッセージ」は「全体メッセージ」と「レジメッセージ」の2分冊と書きました。
全体メッセージの定位置は事務所
レジメッセージの定位置は営業時間外は事務所、営業時間内はレジカウンターです。

「全体メッセージ」と「レジメッセージ」の機能は全く同じですが書く場所で書く内容が少し異なります。

• 「全体メッセージ」は定位置が事務所ですので本社からの連絡事項、事務関連情報が中心
• 「レジメッセージ」は営業時間内定位置はレジカウンターなので、売場や商品の情報、お客様対応の情報が中心

となります。

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の
　すごい効果と重要性

ワタシが実感した社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」には次のようなすごい効果がありました。

• 「メッセージ」という１つの媒体で社内、店舗内での必要な情報が得られます
• 「メッセージ」の他には従業員にとって必要な情報はないという安心感があります
• 「メッセージ」の確認印用枠判の定位置番号は店舗における自身の居場所のシンボルです
• 「メッセージ」はチーム全員のために全員が発信者＆受信者でつながることができます
• 「メッセージ」の発信によって「One for all, All for one.」の考えが養われます
• 「メッセージ」には社外秘情報もありますが社内秘情報がないので社外秘が守られます
• 「メッセージ」の情報公開度が高いほどメンバー間の信頼、会社とのエンゲージメントが高まります
• 「メッセージ」の発信者は店長と同じような責任感を持ちます
• 「メッセージ」の発信者はチーム内での自身の役割を自覚するようになります
• 「メッセージ」の発信は書いて伝える情報の発信訓練になります
• 「メッセージ」の発信、受信によって知る権利、知った義務を学びます
• 「メッセージ」には店長の考えを発信する教育的な効果もあります
• 「メッセージ」の情報をもとに全員が仕事をしているのでメンバーのベクトルが合いやすい

この会社では社内コミュニケーション（ホウレンソウ）の重要性を中小企業の強力な武器と捉え最重要視していました。

創業社長が作成した新人研修の資料には以下のようなものがありました。

いかに社内コミュニケーション（ホウレンソウ）を重要視していたかが分かっていただけたと思います。

その社内コミュニケーションツール「メッセージ」の運用の方法について解説していきます。

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の運用方法はすごくシンプル

「メッセージ」の運用方法はすごくシンプルです。
「メッセージ」の発信と受信に分けて解説します。

❏「メッセージ」の発信

上図は「メッセージ」の使用例です。

• 「メッセージ」はチームメンバー全員に知らせたいこと、知っていた方が良いことを書きます
• 「メッセージ」は誰でも、何時でも、どういう情報（お客様、チームの為になる）でも、何処（事務所、売り場）でも発信できます
• 「メッセージ」は手書きです
  すぐに書けて、書いた人の思いが出ます。
• 「メッセージ」はA4のルーズリーフの右側ページだけに記入します
  右側ページだけに記入するのは確認印を押すためインクが裏写りするからです。
• 「メッセージ」に書く内容は［日付、記入者、内容、確認用枠判］で1件になります
  確認用枠判というのは確認印を押すための番号付きマス目ゴム印です。
  お店の従業員数に寄りますが10人のメンバーがいれば10マスの１～10番の枠判になります。
  確認用枠判の番号は入社時に決められ、いつも同じ番号枠に確認印を押します。
  例えば店長は1番の枠に押印し、5番と決められたメンバーは常に5番の枠に押印します。
  これはたくさんの連絡事項が自分は既読かどうかが即座に判別できる優れた方法です。
• 「メッセージ」には「全体メッセージ」と「レジメッセージ」があり、書く時に近くて都合の良い方に書きます

下図は確認印用　枠判の見本です。

❏「メッセージ」の受信

• 「メッセージ」は全メンバーが出勤してすぐに確認、押印、もちろん資料にも押印します
  朝礼（8時半）前、夕礼（18時）前には全員が同一情報を共有することになります。
  公休日、勤務時間がバラバラでも「メッセージ」さえ読めば必要な情報が得られます。
• 「メッセージ」は「全体メッセージ」と「レジメッセージ」があり、事務所で朝礼前、夕礼前に確認します
  どちらも朝の始業前、夕礼の開始前には一時、事務所のデスクに最新のページを開いて置きます。
  「全体メッセージ」はそのまま事務所にずっと置かれます。
  「レジメッセージ」は営業時間中レジカウンターに置き、営業時間終了後（閉店後）事務所デスクに戻し最新のページを開いて置きます。

「メッセージ」の確認は必ず行われる仕組みができています。

• 新人研修で社内コミュニケーション（ホウレンソウ）重要性を教えてもらいます
• 「スターティング５」という仕組みで「メッセージ」の確認は意識づけされていました
  「スターティング５」とは出勤してから朝礼、夕礼前に確認する５項目のことです。
  ５項目：売上日報、メッセージ、前日販売商品リスト、売り場と商品、本日入荷商品リスト

他に確認するものといえば以下の３つくらいしかありません。
・自身の作成した今日の計画デイリープラン
・ニーズカード（お客様のニーズ記録用カード）
・５W2Hメモ

社内コミュニケーション「メッセージ」の運用方法はすごくシンプルにできています。

この会社には「行動目標」というものがあって、物事はシンプルでなければ続かないとしていたからです。

■まとめ：
【店舗事例】社内コミュニケーション活性化は「考え方」という体験談

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」おすすめの理由

• 社内コミュニケーションの活性化はツールではなくて「考え方」にある
• 社内コミュニケーションの考え方・取り組み方・重要性を間違わなければ、放っておいても活性化する

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」とは

• 「メッセージ」の考え方、取り組み方、重要性
  社内コミュニケーション ツール「メッセージ」は店舗内従業員が知るべき社内、店舗内のあらゆる情報が「メッセージ」に書き込まれます。
  「メッセージ」さえ確認しておけば必要な情報はすべて得られるというものです。
  「メッセージ」でアルバイトさん、今日入社の方も含め従業員間に情報格差がなくなります。
• 社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」とは
  ・「メッセージ」は従業員同士の水平・コミュニケーションがメイン
  ・「全体メッセージ」と「レジメッセージ」の2分冊
  全体メッセージの定位置は事務所
  レジメッセージの定位置は営業時間外は事務所、営業時間内はレジカウンター
  ・1分冊はメッセージ書き込みページと資料ページの2部構成
  メッセージ書き込みページ、資料ページ共に最新情報が上になっています。
• 「メッセージ」の目的
  従業員同士の情報格差をなくし
  社内情報、商品情報、顧客情報を共有し
  仕事をスムーズにすすめる。
• 「メッセージ」に書く内容
  ・「メッセージ」はお客様、メンバー仲間に役立つ情報です
  ・「メッセージ」には従業員が知るべき、知りたい社内、店舗内のあらゆる情報があります
  ・「メッセージ」さえ確認すれば必要な情報はすべて得られるというものです
  ・「メッセージ」さえ確認しておけば知らないことは何もないということです
  具体的に「メッセージ」に書く内容は社内情報、商品情報、顧客情報の3種類。

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」のすごい効果と重要性

• 「メッセージ」という１つの媒体で社内、店舗内での必要な情報が得られます
• 「メッセージ」の他には従業員にとって必要な情報はないという安心感があります
• 「メッセージ」の確認印用枠判の定位置番号は店舗における自身の居場所のシンボルです
• 「メッセージ」はチーム全員のために全員が発信者＆受信者でつながることができます
• 「メッセージ」の発信によって「One for all, All for one.」の考えが養われます
• 「メッセージ」には社外秘情報もありますが社内秘情報がないので社外秘が守られます
• 「メッセージ」の情報公開度が高いほどメンバー間の信頼、会社とのエンゲージメントが高まります
• 「メッセージ」の発信者は店長と同じような責任感を持ちます
• 「メッセージ」の発信者はチーム内での自身の役割を自覚するようになります
• 「メッセージ」の発信は書いて伝える情報の発信訓練になります
• 「メッセージ」の発信、受信によって知る権利、知った義務を学びます
• 「メッセージ」には店長の考えを発信する教育的な効果もあります
• 「メッセージ」の情報をもとに全員が仕事をしているのでメンバーのベクトルが合いやすい

■社内コミュニケーション活性化ツール「メッセージ」の運用方法はすごくシンプル

• 「メッセージ」の発信
  「メッセージ」はチームメンバー全員に知らせたいこと、知っていた方が良いことを書きます
  「メッセージ」は誰でも、何時でも、どういう情報（お客様、チームの為になる）でも、何処（事務所、売り場）でも発信できます
  「メッセージ」はA4のルーズリーフの右側ページだけに記入します
  「メッセージ」に書く内容は［日付、記入者、内容、確認用枠判］で1件になります
• 「メッセージ」の受信
  「メッセージ」は全メンバーが出勤してすぐに確認して押印。
  朝礼（8時半）前、夕礼（18時）前には全員が同一情報を共有することになります。