現場で学んだ!成長する中小店鋪のすごい仕組み: メッセージ・ノート

社内におけるコミュニケーション(報連相)には3種類あります。

  • トップから従業員へのトップダウン・コミュニケーション
  • 従業員からトップ、上司へのボトムアップ・コミュニケーション
  • 従業員同士の水平コミュニケーション

そのうちの従業員同士の水平コミュニケーションが「メッセージ・ノート」です。

 

「メッセージ・ノート」は簡単に言うと連絡ノートですが
これほど優れたコミュニケーション・ツールはないと思います。

普通のどこにでもある連絡ノートとは考え方や運用は全く違います。

 

全員が知るべき社内、店内のあらゆる情報が「メッセージ・ノート」に書き込まれます。
「メッセージ・ノート」さえ確認しておけば必要な情報はすべて得られるというものです。
「メッセージ・ノート」でアルバイトさん、今日入社の方も含め従業員間に情報格差がなくなります。

 

内容は店長会議の議事録、お客様の問い合わせやその対応
設備の不調、修繕工事予定、売場の予定、社内連絡事項
本社からの通達事項、各店舗や全社の業績など何でもメッセージに載せられます。
資料の場合は資料ページにファイリングします。

 

ノート自体はA4の40穴ルーズリーフノートです。
情報量が多いのでルーズリーフの入れ替えが激しいです。
最新ページが上に来て、資料は奥にファイルします。

 

運用方法は

  • 誰でも自由に全員に知らせたいことをA4のルーズリーフの右側ページだけに記入します。
    右側ページだけに記入するのは確認印を押すためインクが裏写りするからです。
  • 記入する内容は「日付、記入者、内容、枠判」で1件になります
    枠判というのは確認印を押すための番号付きマス目ゴム印です。
    お店の従業員数に寄りますが10人のメンバーがいれば10マスの1~10番の枠判になります。
    番号はいつも同じところに確認印を押すためです。
    入社時に決められますが例えば店長は1番のマスに確認印を押し
    5番と決められたメンバーは常に5番のマスに確認印を押します。
    これはたくさんの連絡事項が自分は既読かどうかが即座に判別できる優れた方法です。
  • 「メッセージ・ノート」は全メンバーが出勤してすぐに確認、押印、もちろん資料にも押印します。
    朝礼前、夕礼前には全員が同一情報を共有することになります。
    公休日、勤務時間がバラバラでも「メッセージ・ノート」さえ読めば必要な情報が得られます。
  • メッセージ・ノートには「全体メッセージ」と「レジメッセージ」がありました。
    どちらも朝、夕の始業前には事務所のデスクに最新のページを開いてあります。
    「全体メッセージ」はそのまま事務所にずっと置かれます。
    「レジメッセージ」は営業時間中レジカウンターにおいて置き
    夕礼前、営業時間終了時(閉店時)に事務所のデスクに戻し最新のページを開いて置きます。

    「全体メッセージ」と「レジメッセージ」の機能は全く同じですが書く内容が異なります。

     ・「全体メッセージ」:本社からの連絡事項、事務関連情報中心
     ・「レジメッセージ」:売場や商品の情報、お客様対応の情報中心

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活用目的

従業員同士で社内情報、商品情報、顧客情報を共有し情報格差をなくし仕事をスムーズにすすめる。

 

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期待効果

  • メッセージ・ノートで同じ店舗では全てのメンバーが同じ情報を共有しています
  • メッセージ・ノート以外の情報はないという安心感がすごい
  • メッセージ・ノートの確認印枠は自分の居場所のシンボルです
  • メッセージ・ノートは各自とチーム全員のためのチーム・コミュニケーション・ツールです
  • メッセージ・ノートは社外秘情報ですが社内秘情報がないので社外秘が守られます
  • メッセージ・ノートの情報公開度が高ければ高いほどチームメンバー間の信頼が高まります

活用方法

  • メッセージ・ノートはすべての情報に格差がないという信頼が前提です
  • メッセージ・ノートは各自が自分の役割を自覚するから発信受信が続きます
  • メッセージ・ノートを発信するものは情報に責任を持ちます
  • メッセージ・ノートは書いて伝える情報の発信訓練になります
  • メッセージ・ノートで仕事に対しての想いを伝えることもできます
  • メッセージ・ノートには教育的な効果もあります
  • メッセージ・ノートは誰でも、何時でも、何でも、何処でも発信できます
  • メッセージ・ノートを確認することが義務であり、そして権利です

 

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