仕事が進む!ビジネス手帳おすすめの使い方「デイリープラン」

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毎年のことですが手帳選び、手帳の使い方に頭を悩ませる時期です。
ご自身の手帳や使い方はパターン化していますか?それともお悩みですか?

 

私は今のスタイルになって落ち着きましたがそれまでは毎年悩んでいました。
もっと仕事の効率化を図れないかと毎年毎年いろいろ試してみました。
今のスタイルになったのが25年前に入社研修で教えていただいた「デイリープラン」という仕組みのおかげです。

 

「デイリープラン」の仕組みをあなたの手帳の使い方の参考にしていただければと思います。

仕事の効率化が図れるおすすめの手帳の使い方です。

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おすすめ!仕事が捗る「デイリープラン」という手帳の使い方

手帳

写真は私の手帳のデイリープランです。

以前はらくがき帳でしたが手帳に変わり、スマホのPIM(パーソナル・インフォメーション・マネジメント)になり、また手帳になっています。

 

 

 

デイリープランは

  • 1日1頁、1日の終りには廃棄する
  • 今日するべきことを優先順位順に書き出す
  • 手帳は絶えず持ち歩きます
  • 1項目が終われば線で消し2項目目にかかります
  • 1日の仕事の終了時に翌日分を書き出します

ただそれだけ。

前日に書き出す翌日分のデイリープランの元になるのが

  • 今日のデイリープラン(今日の完了と未着手の確認)確認後、廃棄します。
  • スマホのスケジュール(翌日の予定、基本計画の確認)

たったこれだけのことですがメリットが多いのです。

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デイリープランのすごいメリット

1日のPDCAサイクルができる

デイリープランのPDCAサイクルは以下のようになります。

前日に書き出します・・・・・・・・・PLAN

デイリープランに従って実行します・・Do

完了したら線で消し込む・・・・・・・Check

事情により順を入れ替える

未完了を翌日に繰り越す・・・・・・・Action

書くという創造性発揚の機会

当初らくがき帳でしたが手帳に変わり、スマホのPIMになり、また手帳になっています。

スマホから手帳に戻したのは手書きのメリットが大きいからです。

思いを巡らしイメージできる

明日の予定をリストアップしているとタスク全体の重要度や緊急性を考えることができます。
自分の動き、周りの動きがイメージできます。

集中して考えることができる

書くということは脳に刺激をあたえることになり集中力が増します。
これがスマホとは大きく違う点です。

思わぬアイデアがでてくる

1日の予定に思いを巡らせているといろいろなアイデアがでてきます。
これもスマホとは大きく違う点です。

1日の予定が記憶に残る

やはり書くと覚えやすいです。
書くことで記憶力がアップします。

 

私はいまフリーランスとして一人で仕事をやっています。

教えていただいたデイリープランは本来、個人とチームのタスク管理の仕組みです。

基本のデイリープランはチームのタスク管理の仕組み

今から二十数年前のことです。
複合書店に中途入社した時、56項目の入社研修が1週間ほどありました。
この入社研修56項目は新卒も、中途入社も、社員も、パートタイマーも、アルバイトさんも、みんな同じ内容でした。
その時のトレーナーが社長、社長室長、店長、主任と変わるだけです。

デイリープランはメンバーが1日を自身が計画するタスク管理の仕組み

初日は経営理念、年度方針、行動目標などの基幹の項目を社長が説明してくれました。
その中に「デイリープランせよ」と「オールラウンドマンになれ」がありました。

教えていただいたデイリープランの内容は

  • 早朝メンバーの出社前に立てる(前日終業時、又は出勤前)
  • 落書き帳に書き出す(現在はシステム手帳に見開き右ページ)
  • 業績向上とリスク回避の両面より考える
  • 年間、月間の基本作業計画との関連を重要視する
  • 重要順に優先番号を打つ
  • メンバーのデイリープランとのChecking(突き合わせ)をする
  • 常に持ち歩く
  • 完了したものを線で消す

というものでした。

デイリープランは各メンバーが自身の勤務時間を自身が計画するタスク管理の仕組みです。

デイリープランはチームのタスク管理の仕組みでもある

マネジャーは早朝メンバーの出社前(前日終業時、又は出勤前)に立てます。
そして自身とメンバー、メンバー同士のデイリープランとのChecking(突き合わせ)をします。
こうすることで各メンバーの1日のPDCAサイクルがチームとしての1日のPDCAサイクルになります。

 

マネジャーは自身とメンバー、メンバー同士のデイリープランとのCheckingにより

  • 各メンバーのデイリープランは当人にとって、チームにとって適切か
  • 各メンバーのデイリープランに無駄な重複はないか
  • 誰と誰のデイリープランを組み合わせたほうが良いか
  • チームのタスク管理から考えて各メンバーのデイリープランの進捗にバラツキはないか
  • 各メンバーのデイリープランでチームのタスクの流れがスムーズになるか

などを確認します。

チームとしてのデイリープランの効果

デイリープランの効果を次のように教えていただきました。

  • 今日の仕事の出来は80%、早朝デイリープランで決まる。
  • メンバー全体の仕事の出来、不出来はマネジャーの早朝デイリープランで決まる。
  • デイリープランでグループ、会社の業績は80%左右される。
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まとめ

おすすめ!仕事が捗る「デイリープラン」という手帳の使い方

デイリープランは

  • 1日1頁、1日の終りには廃棄する
  • 今日するべきことを優先順位順に書き出す
  • 手帳は絶えず持ち歩きます
  • 1項目が終われば線で消し2項目目にかかります
  • 1日の仕事の終了時に翌日分を書き出します

前日に書き出す翌日分のデイリープランの元になるのが

  • 今日のデイリープラン(今日の完了と未着手の確認)確認後、廃棄します
  • スマホのスケジュール(翌日の予定、基本計画の確認)

デイリープランのすごいメリット

1日のPDCAサイクルができる

前日に書き出します・・・・・・・・・PLAN

デイリープランに従って実行します・・Do

完了したら線で消し込む・・・・・・・Check

事情により順を入れ替える

未完了を翌日に繰り越す・・・・・・・Action

書くという創造性発揚の機会

思いを巡らしイメージできる

集中して考えることができる

思わぬアイデアがでてくる

1日の予定が記憶に残る

基本のデイリープランはチームのタスク管理の仕組み

デイリープランはメンバーが1日を自身が計画するタスク管理の仕組み

  • 早朝メンバーの出社前に立てる(前日終業時、又は出勤前)
  • 落書き帳に書き出す(現在はシステム手帳に見開き右ページ)
  • 業績向上とリスク回避の両面より考える
  • 年間、月間の基本作業計画との関連を重要視する
  • 重要順に優先番号を打つ
  • メンバーのデイリープランとのChecking(突き合わせ)をする
  • 常に持ち歩く
  • 完了したものを線で消す

デイリープランはチームのタスク管理の仕組みでもある

マネジャーは早朝メンバーの出社前(前日終業時、又は出勤前)に立てます。
そして自身とメンバー、メンバー同士のデイリープランとのChecking(突き合わせ)をします。

こうすることで各メンバーの1日のPDCAサイクルがチームとしての1日のPDCAサイクルになります。

チームとしてのデイリープランの効果

  • 今日の仕事の出来は80%、早朝デイリープランで決まる。
  • メンバー全体の仕事の出来、不出来はマネジャーの早朝デイリープランで決まる。
  • デイリープランでグループ、会社の業績は80%左右される。
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