情報共有でチームワークができる:メッセージ・システム

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グループがチームになるためには情報共有が不可欠です。

情報公開度がメンバーの連帯感の強さの度合いです。

情報公開度がリーダーとメンバーの信頼感の度合いです。

 

 

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『繁盛店になるために必要な個人商店のノウハウ』「情報共有でチームワークができる:メッセージ・システム」

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【情報共有でチームワークができる:メッセージ・システム】

社内におけるコミュニケーション(報連相)は3種類あると考えています。

●上司から部下へのトップダウン・コミュニケーション

●部下から上司へのボトムアップ・コミュニケーション

●仲間同士の水平コミュニケーション

そのうちの仲間同士の水平コミュニケーションが「メッセージ・システム」です。

私が在籍した書店での仕組みですが、これほど優れたコミュニケーション・ツールはないと思います。

チーム・コミュニケーション・ツール「メッセージ」とはどういうものか

「メッセージ」は全メンバーに知らせることをA4のルーズリーフの右側ページに記入します。

右側ページだけに記入するのは内容の確認印のインクが裏写りするからです。

 

記入する「メッセージ」は「日付、記入者、メッセージ内容、枠判」で1件になります。

 

枠判というのは確認印を押すための番号付きマス目のゴム印です。

お店の従業員数に寄りますが10人のメンバーがいれば10マスの枠判になります。

番号はいつも同じところに確認印を押すためです。

入社時に決められますが例えば店長は1番のマスに確認印を押します。

5番と決められたメンバーは常に5番のマスに確認印を押します。

これはたくさんの連絡事項が自分は既読かどうかが即座に判別できる優れた方法です。

チーム・コミュニケーション・ツール「メッセージ」の運用方法

「メッセージ」には「全体メッセージ」と「レジメッセージ」がありました。

情報が発生するのは事務所(全体メッセージで対応)と売り場=レジカウンター(レジメッセージで対応)だからです。

 

どちらも閉店時には事務所のデスクに最新ページを開いておきます。

レジメッセージは営業時間中にはレジカウンターにおいて置きます。

レジメッセージには売場の連絡事項、お客様対応の連絡事項が多く記入されます。

 

誰でも自由に全体に知らせたいことを記入し、全メンバーが出勤してすぐに確認、押印します。

内容は店長会議の議事録、お客様の問い合わせやその対応、設備の不調、修繕工事予定、売場の予定、社内連絡事項、本社からの通達事項など何でもメッセージに記入します。

資料がある場合は資料ページにファイリングします。

もちろん資料にも押印します。

全メンバーが出勤してすぐに確認、押印するので朝礼前には全員が同一情報を共有することになります。

チーム・コミュニケーション・ツール「メッセージ」の効果

メッセージには次のような効果があります。

  • 「メッセージ」によっては全メンバーが同一情報、情報無格差で同じグラウンドに立ちます。
  • 「メッセージ」はあなたのため、仲間全員のためのチーム・コミュニケーション・ツールとなります。
  • 「メッセージ」によって全メンバー相互の信頼感が醸成されます。
  • 「メッセージ」には社外秘はあっても社内秘は無いので情報漏えいしません。
  • 「メッセージ」の情報公開度がメンバー間、メンバーと店長の連帯感、信頼感を高めます。
  • 「メッセージ」を発信するメンバーは自分の発した情報に責任を持つようになります。
  • 「メッセージ」は書いて伝えるという情報発信訓練となりメンバーを育てます。
  • 「メッセージ」は手書きなので発信者の思いが伝わります。
  • 「メッセージ」は誰でも、いつでも、どこでも、どんなことでも頻繁に発信されチームに必要な情報に漏れがありません。
  • 「メッセージ」は各メンバーの確認する・発信する権利、義務、結果の責任を強化します。
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